Estos consejos pretenden ayudarte a la hora de llevar a cabo la reunión que planificaste.
Duración.
Es bueno que seamos sensibles a la reacción de la audiencia. En general, los que organizamos reuniones tenemos la tendencia de creer que lo que hacemos es muy importante, y a menudo nos parece poco lo que preparamos. Sin embargo, la gente tiene un límite en su capacidad de atención. Ten en cuenta este principio: Siempre es mejor que los jóvenes se queden con la impresión de que el programa fue corto y con el deseo de recibir más que con la sensación de que fue una tortura o algo difícil de soportar.
Ritmo.
Asegúrate de que la reunión resulte ágil. Dicho de otro modo, que el desarrollo de las diferentes partes se lleve a cabo de forma rápida y continuada, para evitar que la reunión se vuelva tediosa y aburrida. «Lo bueno, si breve, dos veces bueno», afirma un viejo refrán. Debe haber un adecuado equilibrio entre las diferentes partes que componen una reunión, a fin de evitar que algunas monopolicen el tiempo sin dejar espacio suficiente para las demás.
Participación.
Un consejo muy importante: ¡No intentes monopolizar las reuniones! Esa es una tendencia (¿o quizás tentación?) que tenemos todos los líderes. Nos gusta participar y controlar todo el proceso: la planificación, la ejecución y también la evaluación. De ese modo nadie nos criticará. Como principio general, cuanta mayor cantidad de gente involucres en todo el proceso, mejor resultará este. Haz un esfuerzo por permitir que participen otros jóvenes durante la planificación y, en especial, durante la realización de la reunión.
Si permites que otros jóvenes participen en la decisión del propósito y los objetivos, y les das la posibilidad de ser parte activa del desarrollo de la reunión, irán adquiriendo un sentido positivo de «pertenencia», se comprometerán y participarán mucho más.
Finalmente, siempre que exista la posibilidad, se debe facilitar la participación de los asistentes durante la reunión. Resulta mucho más divertido ser un participante activo que un oyente pasivo. El riesgo de que los jóvenes se «desconecten» o dejen de asistir es mucho menor cuando saben que participarán de forma activa, y más aún si también se trata de participaciones creativas. Permitir la participación no consiste en preguntar al fnal del mensaje de noventa minutos si alguien tiene alguna pregunta. Lo más probable es que nadie quiera alargar ni por un segundo más semejante suplicio.
Motivación del líder.
Las reuniones constituyen oportunidades de servicio; nunca deben transformarse en plataforma para nuestra promoción personal. Como ya se ha dicho con anterioridad, un líder debe realizar un serio esfuerzo por no monopolizar las reuniones ni convertirse en la estrella. Permitir la participación de otros jóvenes, como parte de su aprendizaje y formación para el liderazgo es algo muy importante y necesario. Un líder nunca debe considerar los dones de los jóvenes emergentes como algo que hace peligrar su situación, sino, por el contrario, debe mirarlos con gozo y el sano orgullo de saber que existe un futuro para el grupo de jóvenes.
Evaluación
No olvides que una actividad acaba después de llevar a cabo una buena evaluación sobre su desarrollo. Esta tiene como finalidad, en primer lugar, comprobar hasta qué punto los objetivos establecidos se lograron. Sin embargo, ese no es el único aspecto a evaluar. Debes considerar también tu propio trabajo como líder, y el del resto de las personas que hayan intervenido en la preparación y ejecución de la reunión.
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