Desarrolla un programa
Luego de establecer los propósito y objetivos, el paso siguiente es desarrollar un buen programa. Este se puede definir como el medio que se utilizará para cumplir los objetivos. La palabra clave de este apartado es cómo, mientras que en el anterior fue qué. Cuando ya sabes lo que deseas conseguir, debes plantearte cómo lo vas a lograr. Precisamente, para eso sirven los programas.
Un programa debe incluir las diferentes actividades que llevarás a cabo durante la reunión, que tendrán como finalidad ayudar al cumplimiento de cada uno de los objetivos que previamente enunciaste. Sin embargo, el programa no solo incluirá lo que antes comentamos. Cuando lo desarrolles, debes pensar a quién pondrás como responsable de cada actividad o de cada parte de la reunión, qué recursos necesitarán y, además, cuál será la fecha límite para que la actividad esté lista.
Permítenos darte un buen consejo: Hacer una buena planificación de la reunión es la parte más ardua y difícil. Sin embargo, si lo haces, garantizarás en muy alto grado el éxito de ese encuentro. Así que, haz tus deberes y planifica cuidadosamente la reunión.
Sabemos que dar ejemplos siempre ayuda, por eso, al final de este material encontrarás diferentes objetivos que fueron utilizados anteriormente como ejemplos.
El desarrollo de la reunión
El maestro de ceremonias o conductor de la reunión.
Es importante que haya una persona que actúe como presentador, director, maestro de ceremonias, animador o el nombre que quieras darle. Su responsabilidad será guiar al grupo durante el desarrollo de la reunión, y asegurarse de que haya un hilo conductor, coherencia y continuidad entre las diferentes partes. Su papel es de gran importancia. Como hace el guía de un museo, que logra que tengan sentido para nosotros las obras que veamos o la visita que realicemos, de la misma manera, el que dirige la reunión debe hacer que las diferentes partes tengan sentido y estén vinculadas de forma coherente unas con otras.
Una reunión no es una sucesión de actividades sin relación ni vinculación entre sí. Por el contrario, las diferentes partes o actividades que se desarrollen deben estar entrelazadas de tal modo que la suma de ellas contribuya al logro de los objetivos y el propósito de la reunión. Este es el papel que debe cumplir el animador o maestro de ceremonias: guiar a los jóvenes a través de las diferentes partes de la reunión, de modo que cada una de ellas tenga sentido por sí misma y en relación con las demás.
No se trata de una tarea fácil, pero resulta crucial y básica. Muchas reuniones fracasan, aún cuando estén bien preparadas, porque la persona que dirige es incapaz de guiar adecuadamente a los jóvenes durante su desarrollo. Un buen director debe tener en mente la actividad completa, entendiendo con total y meridiana claridad el modo en que las diferentes partes encajan y contribuyen al todo.
El programa.
Un buen programa consta de varias partes. Consideremos algunas de ellas:
1.Actividad introductoria
Un buen programa debe comenzar con una actividad que ayude a la audiencia a centrarse en la dirección en la que se encamina la actividad, teniendo en cuenta su propósito.
2.Desarrollo de la reunión
Se debe desarrollar el programa de la reunión con la seguridad de que existe una clara conexión y continuidad entre las diferentes partes que lo componen.
3.Aplicación
La reunión debe finalizar con el desafío de que las personas pongan en práctica en su vida y experiencia cotidiana todo lo que aprendieron allí. En algunos casos esto no resulta posible debido al propósito de la reunión. Por ejemplo, si el propósito es solo tener compañerismo y ocio, tal vez no sea necesario incluir una aplicación práctica. Sin embargo, en la mayoría de los casos resultará necesario. Naturalmente, llevarlo a la práctica estará en función del propósito y los objetivos.
Extracto del libro “Raíces”.
Por Félix Ortiz.
Lee Para Líderes – Consejos Prácticos para el Desarrollo de una Reunión
