Después de todo el agotador (a veces) y emocionante (siempre) trabajo invisible de pensamiento creativo, es hora de trabajar en los números: fechas, horarios y presupuestos. Aquí la clave será la organización y la comunicación.

He aquí algunas sugerencias prácticas que te evitarán muchos dolores de cabeza:

  • Desarrolla el hábito de la documentación. Escribe un resumen de las reuniones, anota las decisiones tomadas y quiénes son las personas responsables de ejecutarlas.
  • Envía periódicamente recordatorios al resto del equipo de las tareas a cumplir.
  • Entrega a cada miembro del grupo un calendario con toda la información de las actividades. Por lo general, este es un momento especial que muchos jóvenes esperan con gran ansiedad.
  • Comunícate de forma individual con los padres de los jóvenes de tu grupo a fin de compartirles el calendario de actividades y explicarles el objetivo de cada una de las mismas. No confíes en que los jóvenes les llevarán un calendario a sus papás.
  • Promociona el calendario de muchas maneras. Los expertos dicen que se necesitan al menos siete mensajes para entender lo que se quiere anunciar.
  • No dependas solo de los anuncios al frente: usa el correo electrónico, volantes, mantas, banderas, avisos en la radio, vídeos, cartas, muñecos inflables… cualquier cosa que dé a conocer el calendario de actividades.
  • Apégate al calendario y acepta solo en casos excepcionales cancelar una actividad. La fidelidad al plan te hará ganar credibilidad.
  • Cumple también con los horarios establecidos. No seas impuntual para iniciar ni terminar una actividad. Los padres te lo agradecerán muchísimo.
  • Desarrolla un plan de becas. En algunas ocasiones habrá jóvenes que no cuentan con los recursos para participar en algún evento. Si puedes apartar un fondo dentro del presupuesto de la actividad para becas, podrás ofrecerles ayuda a cambio de unas horas de trabajo para la iglesia.
  • Desarrolla el hábito de preparar, exigir y guardar recibos o comprobantes para cada gasto. Prepara luego un reporte que explique cómo fue invertido el dinero y archívalo.
  • Prepara siempre informes escritos después de las actividades, informes tipo anuncio ante el grupo y/o la iglesia, y testimonios (escritos o en forma de anuncios). Si puedes, lleva a cabo una presentación de fotos y vídeos que sirva de testimonio y además de motivación para futuras actividades.

¡EN MARCHA!

A continuación quiero compartir contigo algunas preguntas que te serán muy útiles para el trabajo de evaluación de la programación de tu ministerio juvenil. Puedes utilizarlas dentro de la planeación que estarás desarrollando para los próximos meses, o bien puedes hacer una evaluación de lo sucedido en el último mes a fin de familiarizarte con las preguntas.

1. Evaluando el ambiente.

A continuación, se mencionan algunas características que identifican el ambiente o la atmósfera en que se desarrolla la reunión. Anota las que se observan con más frecuencia:

  • Agradable
  • Confiable
  • Sin tensiones
  • Atractivo
  • Se respeta al individuo
  • Dinámico
  • Acogedor
  • Motivador de la armonía
  • Autoritativo
  • Con reglas rigurosas
  • Cortés
  • Agresivo
  • Promueve la comunicación
  • Pasivo
  • Indiferente / Apático
  • Participativo
  • Monótono
  • Invita a regresar
  • Otras

2. Evaluando las relaciones humanas.

A continuación, se mencionan algunas características que determinan las relaciones humanas del grupo. Marca las que se observan con mayor frecuencia:

  • Agradables
  • De confianza De aceptación
  • Buen trato
  • Solidarias
  • Honestas
  • Es fácil trabajar juntos.
  • Deseos de participación.
  • Interés por lo que hacen otros
  • Nadie es postergado
  • De convivencia
  • Se ayuda al que lo necesita
  • Existe respeto por otras ideas
  • Los líderes aceptan explicaciones
  • Oportunidades para opinar.
  • Libres de tensiones
  • Oportunidades de participar
  • Se promueve la amistad
  • Otras…

3. Evaluando la administración.

A continuación, se mencionan varios asuntos relacionados con la administración, tales como la formulación de objetivos y metas, la claridad de los propósitos que sustenta la organización, la función de los directivos, la planificación, etc. En cada caso, anota si fue algo «muy claro», «poco claro» o «inexistente».

A. Los líderes:

  • Cumplen con sus funciones.
  • Existe armonía en el grupo.
  • Son responsables de sus funciones.
  • Están interesados en servir.
  • Hay claridad administrativa.
  • Se muestran creativos y entusiastas.
  • Son ejemplos y los primeros en todo.
  • Están interesados solo en la posición.
  • Son poco comunicativos con el grupo.
  • Se interesan en los problemas del grupo.
  • Conocen a los integrantes del grupo.

B. La planificación:

  • Los objetivos han sido claramente definidos.
  • Las metas son reales y objetivas.
  • Las actividades y programas están en conformidad con los objetivos, propósitos y metas de la organización.
  • Tanto las metas como los objetivos apuntan a la satisfacción de las necesidades más urgentes del grupo.
  • Los programas son prácticos y útiles.
  • El grupo está bien organizado.
  • Existe buena información y propaganda en cuanto a los programas que el grupo desarrolla.
  • La planificación fomenta la participación.
  • De forma permanente se lleva a cabo una evaluación del trabajo realizado tanto por el grupo como por los directivos.

Para finalizar, menciona las tres lecciones más importantes que recordarás de este capítulo. ¿De qué maneras crees que estas ideas comenzarán a afectar tu liderazgo convirtiéndolo en uno más estratégico y audaz?

Extracto del libro “Estratégicos y Audaces”

Por Howard Andruejol

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